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La presente Declaración de Privacidad de Datos explica la forma en que SOPHOS SOLUTIONS y las personas jurídicas/filiales del Grupo Empresarial SOPHOS SOLUTIONS (en adelante “Compañía”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) trata los datos personales actuando como “responsable del tratamiento”; Para el adecuado desarrollo de su objeto social y fines empresariales, SOPHOS realiza las actividades de recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización (en adelante “tratamiento”) de datos personales. En razón de lo anterior, SOPHOS, como responsable del tratamiento, cuenta con una Política de Protección de Datos Personales, la cual orienta sus actuaciones en relación con esta información.
Política de Protección de Datos Personales.
1. Sobre los datos de carácter personal
Para SOPHOS SOLUTIONS “Datos Personales” significa toda información relacionada con una persona natural identificada o identificable. Los Datos pueden ser recopilados por diferentes medios, incluyendo:
- VCV, currículum vitae, referencias laborales o personales.
- Datos personales.
- Medios de comunicación social públicos, bases de datos de riesgo, registros judiciales o de seguridad de naturaleza nacional o extranjera legítimamente constituidos.
- Informes de entrevistas, pruebas y/o evaluaciones.
- Dispositivos electrónicos como cámaras de vigilancia, sistemas biométricos instalados en las oficinas.
- Terceros como agencias de contratación, socios evaluadores, Proveedores, clientes, nuestros empleados.
2. Uso de los datos personales
El tratamiento de los datos personales se realiza con las siguientes finalidades:
(i) Realizar todas las actividades y trámites administrativos relacionados con los servicios prestados por SOPHOS; (ii) Realizar encuestas y/o estudios de investigación para evaluar el proceso de atención y satisfacción del servicio prestado; (iii) Enviar información (Ej. a correos electrónicos y números de contacto) de los clientes sobre los productos, servicios, eventos y/o promociones de SOPHOS; (iv) Transferir y/o transmitir información de contacto corporativa a otras entidades del grupo SOPHOS y a terceros para los fines descritos anteriormente para los fines descritos anteriormente; (v) Transferir los datos personales de los clientes en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones La Compañía o partes de su negocio son vendidos, fusionados o adquiridos por terceros; (vi) Control y prevención del fraude, soborno, corrupción y Lavado de Dinero / Financiación del Terrorismo o la proliferación de armas de destrucción masiva. Se incluye la posibilidad de comunicar datos sobre incumplimiento de obligaciones, así como operaciones inusuales o sospechosas. Así como la investigación, verificación y validación de la información suministrada, con cualquier información legítimamente adquirida por SOPHOS, y listados internacionales sobre la comisión de delitos y lavado de activos para efectos del inicio, ejecución, desarrollo y terminación de la relación contractual; (vii) Almacenar la información en bases de datos, así como la custodia o mantenimiento de las mismas por parte de SOPHOS o un tercero; (viii) Establecer una comunicación eficiente en cumplimiento de lo previsto en las obligaciones contractuales y para cualquier asunto relativo a la gestión administrativa de la relación; (ix) Dar seguimiento a quejas, reclamos y sugerencias; (x) Comunicar sus datos personales a autoridades judiciales y/o administrativas y/u otras entidades de control, cuando así se requiera.
(i) Solicitar los soportes e información relacionada en la hoja de vida; (ii) Enviar y recibir por correo electrónico comunicaciones y solicitudes relacionadas con el proceso de selección; (iii) Verificar y consultar con terceros la información de la hoja de vida (autenticidad de documentos, certificaciones laborales y académicas, estudios de seguridad, visita domiciliaria). (iv) Registrar en la base de datos de SOPHOS el proceso de selección con el fin de tener soporte con las autoridades internas y externas; (v) Comunicar a los teléfonos de contacto con el fin de programar las entrevistas y pruebas requeridas para que los trabajadores de SOPHOS o terceros realicen las validaciones de la información indicada en la hoja de vida y las evaluaciones de todas las pruebas adelantadas en el proceso (vi) Conservar por lo menos durante diez años los datos personales para posibles procesos de selección; (vii) Evaluar la idoneidad del candidato, teniendo en cuenta las características de la vacante que se requiere contratar; (vii) Realizar las verificaciones y consultas necesarias en las diferentes listas restrictivas; (ix) Consultar y acceder en cualquier momento a las bases de datos de antecedentes de riesgo, crediticios, financieros, judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de carácter estatal o privado, nacional o extranjero; (x) Realizar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual; (xi) Contactarlos en cumplimiento de lo establecido en el contrato y para la gestión administrativa del mismo; (xii) Velar por la seguridad en las instalaciones cuando a ello hubiere lugar; (xiii) Ser invitado a capacitaciones, instrucciones, reforzamiento o desarrollo de actividades institucionales; (xiv) Realizar encuestas de satisfacción; (xv) Transferir los datos personales de los candidatos en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Empresa o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros; (xv) Almacenar la información en bases de datos, así como la custodia o mantenimiento de las mismas por parte de SOPHOS o un tercero.
(i) Identificar al personal como colaborador de SOPHOS; (ii) Comunicar al personal y hacer de su conocimiento información relevante de acuerdo con la calidad de colaborador de SOPHOS; (iii) Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y contractuales del empleado; (iv) Revisar los antecedentes penales, contractuales y fiscales de los titulares ante las autoridades competentes; (v) Identificación plena de los titulares, mediante el archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica, entre otros; (vi) Concluir el contrato de trabajo, aprendizaje, prestación de servicios o cualquier otro que aplique; (vii) Cumplir con las obligaciones de afiliación a SOPHOS, tales como: Afiliación al sistema de seguridad social, pago de aportes, a la caja de compensación, vacaciones, entrega de comprobantes, pagos a la autoridad tributaria, expedir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales solicitados por los titulares, y/o cualquier entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, de conformidad con las normas vigentes; (viii) Cumplir con cualquier otra prestación que se derive de la relación contractual entre los colaboradores y SOPHOS. Impartir instrucciones con ocasión del contrato con los colaboradores, si fuere el caso; (ix) Evaluar el desempeño de los colaboradores; (x) Gestionar la nómina, el pago de apoyos financieros, entre otros, por parte de la Empresa o de un tercero; gestionar y realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria indicada por los colaboradores; (xi) Contratar seguros de vida y gastos médicos con SOPHOS o un tercero; (xii) Notificar a los familiares de los colaboradores en casos de emergencia en horario laboral o durante el desarrollo del contrato; (xiii) La comunicación, reproducción y publicación de fotografías de los colaboradores por parte de SOPHOS para fines de marketing, publicidad, internos de SOPHOS u otros; (xiv) Mantener la seguridad y la salud de los colaboradores en el lugar de trabajo directamente por la Empresa o por un tercero, de conformidad con las normas aplicables al “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” y conservar los documentos en la forma indicada en la ley; (xv) Recopilar información y pruebas con el fin de llevar a cabo procedimientos disciplinarios, si procede; (xvi) Almacenar los datos personales de los colaboradores en el archivo físico e informático interno de SOPHOS, de las demás empresas del grupo y/o de terceros encargados del almacenamiento; (xvii) Transferir y/o a otras entidades del Grupo SOPHOS, a entidades públicas y a terceros para las finalidades descritas anteriormente; (xviii) Transferir los datos personales de los colaboradores en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Empresa o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros; (xix) Realizar actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional; (xx) Realizar el control de registros de ingreso o salida, así como otros eventos que se puedan presentar por razones de seguridad en las instalaciones físicas y virtuales de SOPHOS; (xxi) Como prueba en los procedimientos administrativos que adelanta SOPHOS en cumplimiento de los acuerdos Laborales, el reglamento interno de trabajo, Código de Ética, así como otras políticas internas definidas por la empresa. De la misma forma, podrá ser utilizado en el cumplimiento de normas sobre acoso laboral, procedimientos disciplinarios o rescisión de contrato.
(i) Realizar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la fase precontractual, contractual y postcontractual con SOPHOS, respecto de la relación comercial con el proveedor; (ii) Reporte a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, en los términos de la Ley 1266 de 2008; (iii) Solicitud de información a proveedores y contratistas para efectos de la celebración del contrato aplicable con SOPHOS; (iv) Cumplimiento de las obligaciones de SOPHOS en virtud de la relación contractual; (v) Investigación, verificación y validación de la información suministrada por proveedores y contratistas, con cualquier información de SOPHOS que legítimamente disponga y relacione; (vi) Gestión de la información de proveedores y contratistas para la autorización y envío de órdenes de compra y pago de facturas; (vii) Contacto, reuniones y visitas con proveedores y contratistas, sus colaboradores, accionistas y/o cualquier persona que los represente en el marco de la relación contractual; (viii) Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las acciones, informaciones y actividades en que los proveedores y contratistas se relacionen o vinculen con SOPHOS; (ix) Otras finalidades necesarias y previstas en el entorno del contrato; (x) Almacenar la información en bases de datos, así como la custodia o mantenimiento de las mismas por parte de SOPHOS o un tercero (xi)Transferir y/o transmitir la información personal de los proveedores a otras entidades del Grupo SOPHOS y a terceros para las finalidades antes descritas; (xi) Transferir los datos personales de los proveedores en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que la Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
3. Tratamiento de datos sensibles
SOPHOS informa que trata datos personales de los miembros del grupo familiar del recurso humano, incluyendo los de los niños, niñas y adolescentes que lo integran, con el fin de otorgar los beneficios ofrecidos por SOPHOS o para la inscripción de los miembros del grupo familiar en los eventos y actividades de bienestar organizados por SOPHOS. En caso de tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, SOPHOS garantizará que: (a) El tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. (b) El tratamiento garantice el respeto a los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. (c) Valorar la opinión del niño’cuando éste tenga la madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
Además, la información tratada puede contener datos sensibles, tales como: la imagen, o cualquier otro rasgo físico que pueda quedar registrado en grabaciones de audio, fotografías y videos, la huella y la firma. Del mismo modo, pueden requerirse datos relacionados con la salud. En el tratamiento de datos sensibles, SOPHOS recabará el consentimiento expreso del titular e informará al titular que por tratarse de datos sensibles no se requiere autorización para su tratamiento. SOPHOS sólo recabará información de carácter sensible que sea necesaria y relevante para el cumplimiento de las siguientes finalidades: (i) Verificar si los titulares cumplen con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo y/u obligaciones para el cual se postulan o fueron contratados; (ii) Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de los servicios en las instalaciones de SOPHOS; (iii) Dar cumplimiento a las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador, titulares y personas en el lugar de trabajo; (iv) Realizar actividades de vigilancia epidemiológica en el marco del programa de Salud Ocupacional; (v) Cumplir con las obligaciones legales derivadas de la relación laboral y/o contractual, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de los beneficiarios al Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable; (vi) Brindar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realice el SOPHOS; (vii) Identificar al personal que acceda a las instalaciones del SOPHOS.
4. Transferencia internacional de datos personales
Dado que el Grupo SOPHOS SOLUTIONS opera a nivel global, es posible que requiramos transferir Datos Personales a otras empresas de SOPHOS SOLUTIONS, a sus clientes finales o a terceros proveedores de servicios ubicados en países distintos a aquellos en los que sus Datos Personales fueron recabados originalmente.
SOPHOS SOLUTIONS implementará las salvaguardas apropiadas para garantizar un nivel adecuado de protección de cualquier Dato Personal transferido. Revisaremos que la parte que recibirá los Datos se encuentra en un país o la Parte adopta por sí misma un nivel adecuado de protección para su información personal.
5. Sus derechos
De conformidad con la Ley, los derechos que usted tiene como titular de la información son:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales .
- Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales .
- Solicitar la supresión de sus datos personales. 4. Solicitar prueba de la autorización concedida.
- Solicitar la supresión de sus datos personales.
- Ser informado de la utilización de sus datos. .
- Interponer reclamaciones ante la autoridad competente en materia de protección de datos por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal una vez que haya agotado el procedimiento de consulta o reclamación ante SOPHOS. .
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. Responsable del tratamiento y datos de contacto
SOPHOS SOLUTIONS S.A.S. con domicilio en Carrera 11 #71-73 Of. 404, Bogotá D.C. Colombia es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a lo descrito en el presente Aviso de Privacidad, sus filiales también podrían ser responsables si usted comparte directamente sus datos con sus representantes.
Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso o si desea comunicarse con nuestro Equipo especializado, por favor contáctenos en habeasdata@sophossolutions.com
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