Tratamiento de datos personales

La protección de los datos personales hace parte integral del día a día de nuestras operaciones. Por lo que la protección de los datos es una rutina y no una excepción, la cual involucra y es responsabilidad de todos los colaboradores de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.

La compañía como parte del Grupo GFT reconoce que esta política local complementa la política global de GFT, por lo que en esta política se incorporan algunos de los lineamientos especiales aplicables en consideración de la normativa local de Colombia, Panamá, Perú y Chile.

Responsabilidad demostrada:

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS es responsable de implementar los procesos en alineación con las políticas definidas por la Protección de Datos del Grupo GFT, añadiendo modificaciones específicas para cada país o negocio, proporcionando orientación sobre cómo cumplir con las normas e identificando las desviaciones de estas normas.

Los Representantes de Negocio de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS y los responsables de los diferentes procesos en la Compañía son responsables de poder demostrar el cumplimiento de las políticas y directrices de protección de datos en el grupo GFT. Además, son responsables de garantizar que se resuelvan las desviaciones recurrentes de los estándares esperados y que se llevan a cabo Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos para las actividades de procesamiento relevantes como parte integral de las operaciones de negocio diarias. Por último, son responsables de proporcionar recursos adecuados a la protección de datos y de elegir un nivel adecuado de medidas técnicas y organizativas para las actividades de tratamiento. La responsabilidad de cumplir con los requisitos legales/reglamentarios específicos de cada país en materia de protección de datos recae en la dirección local.

Los colaboradores de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS son responsables de actuar en las operaciones diarias de la empresa de acuerdo con la legislación aplicable en materia de protección de datos y con las disposiciones de la Política y Directrices de Protección de Datos del Grupo GFT, esta política y las demás directrices de Protección de Datos locales pertinentes. En particular, todos los empleados implicados en el tratamiento de datos personales deben tratarlos de forma confidencial, velar por la integridad y disponibilidad de los datos personales, procesar los datos personales únicamente con fines legítimos, respetar los derechos de los interesados y notificar de manera inmediata a su conocimiento cualquier violación de los datos.

De esta manera, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS ha definido los siguientes objetivos:

Establecer los criterios sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, actualización, transmisión, transferencia y en general cualquier tratamiento de los datos que sean suministrados y que se incorporen en distintas bases de datos, o sean almacenados en repositorios de todo tipo con que cuenta GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS en razón a sus actividades.

• Establecer las responsabilidades de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS y sus encargados respecto al tratamiento de datos personales.
• Comunicar para qué finalidades se realiza el tratamiento de la información, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos.
• Establecer medidas adecuadas que permitan garantizar el tratamiento de datos personales de forma segura, confidencial y sujeto a la finalidad determinada, cumplimiento de la normativa aplicable en Colombia, Perú, Chile y Panamá.

• Autorización: Consentimiento libre, inequívoco, previo, tácito o expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamientoque se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación o conlleve un grave riesgo para el titular. De manera enunciativa más no limitativa se pueden considerar datos personales sensibles los que puedan revelar aspectos como: el origen étnico o racial, creencias religiosas, opiniones políticas, filosóficas, preferencia u orientación sexual, datos genéticos o biométricos, estado de salud, los cuales estén dirigidos a identificar de manera univoca a una persona.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Receptor de datos personales: Persona natural o jurídica, incluyendo las filiales, vinculadas o similares, clientes, así como entidades públicas que pudieran recibir datos en caso de transferencia o transmisión, ya sea como encargado o responsable de la base de datos.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país, así mismo se entenderá incluido en este supuesto la remisión de información entre las sociedades pertenecientes al grupo GFT.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable, así mismo se entenderá incluido en este supuesto la remisión de información entre las sociedadespertenecientes al grupo GFT.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS aplicará los siguientes principios para el tratamiento de datos personales:

• Legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de la información se regirá por lo dispuesto en la normatividad que regula la materia.
• Finalidad: el tratamiento de los datos sujetos a la presente política obedece a una finalidad legítima y compatible con las finalidades para las que se solicitaron.
• Lealtad: los datos se recabarán sin engaño, falsedad y sin utilizar medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
• Libertad o de licitud: el tratamiento sólo se ejercerá con el consentimiento previo, tácito, expreso o informado deltitular, salvo en los eventos en que por disposición normativa aplicable no sea necesario contar con el consentimiento del titular o en cumplimiento de una orden judicial.
• Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Toda información o comunicación al titular será en lenguaje claro, se deberá mantener informado de todos los derechos que le amparan como titular.
• Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados por éstos.
• Veracidad o calidad (también exactitud): la información sujeta a tratamiento será considerada veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por La Compañía, será objeto de protección, en la medida que los recursos técnicos de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS así lo permitan, a través de la adopción demedidas tecnológicas de protección y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, y en general cualquier uso o acceso noautorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, se comprometen a conservarlos y mantenerlos de manera estrictamente confidencial yno revelarlos a terceros, y sólo realizar
• suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda. Las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales mantendrán la reserva inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

El responsable del tratamiento de las bases de datos es GFT TECHNOLOGIES SAS, sociedad comercial debidamente constituida y domiciliada en Bogotá D.C., con NIT 900.074.316- 4, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Oficina Principal: Cr 11 # 71 - 73 - Oficina 404, Bogotá D.C.

Teléfono +57 (601) 7433001

Correo electrónico: habeasdata@sophossolutions.com

El responsable del tratamiento de las bases de datos es GFT TECHNOLOGIES SAS, sociedad comercial debidamenteconstituida y domiciliada en Bogotá D.C., con NIT 900.074.316- 4, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Oficina Principal: Cr 11 # 71 - 73 - Oficina 404, Bogotá D.C.

Teléfono +57 (601) 7433001

Correo electrónico: habeasdata@sophossolutions.com

Los datos recolectados por las sociedades filiales con domicilio en Perú (Sophos Technology Solutions S.A.C. identificada con RUC 20606845767), Panamá Sophos Technology Solutions Inc., identificada con RUC 155627982-2-2016 DV 91 y Chile (Sophos Technology Solutions S.A. identificada con RUT 76328452-2) serán tratados de conformidad con esta política, atendiendo que la información puede ser almacenada y gestionada en bases de datos y/o repositorios controlados por GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o por el Grupo GFT, por lo tanto, le corresponde a esta la administración central y toma de  las decisiones sobre finalidades, medios de tratamiento, y en general, las operaciones de tratamiento de datos

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares que se encuentren domiciliados en Perú, Panamá o Chile podrán ejercer los derechos que le corresponden ante las autoridades de control locales una vez se hayan agotado las instancias que de conformidad con la ley aplicable y esta política sean obligatorias.

En las bases de datos de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, se podrá recolectar y almacenar información como:

Nombre completo, número y tipo de identificación, género, nacionalidad, datos de residencia, si se encuentra en situación de discapacidad o presenta otras condiciones médicas, alergias, tipo sanguíneo, imagen o cualquier otro rasgo físico que pueda quedar registrado en grabación de audio, fotografías y video, , registro biométrico o dactilar, firma y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), contactos de emergencia, referencias personales o laborales, información familiar, así como referidos para oportunidades de negocio o vacantes laborales.También podrá reposar información sobre el desempeño y cumplimiento de objetivos, identificación de fortalezas u oportunidades de mejora en el caso de los colaboradores vinculados. En adición a estos, La Compañía puede recolectar datos relacionados con información sobre la historia laboral, académica, y datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral y/o por motivos de seguridad.

En el caso de clientes y/o proveedores, y los delegados de estos se podrá recolectar y almacenar información como:

Nombre completo, número y tipo de identificación, si ostenta una condición de PEP, datos de contacto tales como: correo electrónico, dirección física, teléfonos de contacto, información de relaciones personales que podrían configurar un conflicto de intereses. También podrá recolectarse datos por medio de fotografías, videos, grabaciones de audio, así como dispositivos de control de acceso a las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.

La información que consta en las bases de datos de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas,proveedores, clientes, afiliados, matriz, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información y/o la validación de que el tercero cumple con la adopción de niveles adecuados de protección de datos personales de conformidad con la legislación aplicable.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS pone de presente que podrá almacenar información y realizar otras operaciones de tratamiento de datos en servidores externos, así como acceder a servicios en la nube (cloud computing) y software como servicio (SaaS). Estos servicios pueden incluir, pero no se limitan a nubes de terceros como Microsoft Azure, Amazon web Services (AWS) entre otros, los cuales garantizan que cumplen con estándares de seguridad y privacidad requeridos asegurando la protección adecuada de los datos personales. Así mismo, la Compañía podrá apoyarse en tecnologías para la recolección de información y obtención del consentimiento de los titulares de los datos, asegurando que estos procesos se realicen de manera eficiente y conforme a la ley.

En el tratamiento de datos sensibles, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS observará estrictamente las limitaciones yobligaciones establecidas por la Ley y demás normas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar tratamiento de datos sensibles, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS se asegurará de:

• Obtener el consentimiento expreso del titular.
• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

Adicionalmente, en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que realice GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, se observarán estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas en la Ley, sus decretos reglamentarios y/o demás nomas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS se asegurará de lo siguiente:

• • Que quien otorgue el consentimiento para tratar los datos personales del menor goce de la patria potestad o sea su tutor debidamente autorizado.
  • Que el tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que en el tratamiento se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
  • Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS recolecta y realiza el tratamiento de imágenes, grabaciones de audio, fotografías y videos, la huella, la firma e información relacionada con la salud de los titulares, entre otros, para las siguientes finalidades:

• Verificar si los titulares cumplen con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo y/o las obligaciones para las cuales están aplicando o fueron contratados.
• Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
• Garantizar la seguridad en las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, para esto la compañía podrá implementar sistemas de acceso que requiera la obtención de registros biométricos de la persona, así mismo, podrá implementar sistemas de videovigilancia que pueden recolectar datos sensibles y la imagen de niños o adolescentes que asistan a las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
  • Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador, titulares y las personas en el lugar de trabajo.
  • Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional. Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral y/o contractual, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  • Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS
  • Identificar al personal que acceda a las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.

Los datos de niños o menores de edad podrán ser usados para:

• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias que requieren se verifiquen los dependientes, así como gestionar el otorgamiento de beneficios que incluyen a los dependientes de los colaboradores de la compañía.
• Organizar y administrar actividades de bienestar, programas recreativos y eventos familiares patrocinados por la empresa. En el marco de estas actividades se podrán obtener
• Fines promocionales o como evidencia de la participación en eventos organizados y/o conmemoración de fechas especiales.  

Adicionalmente la Compañía tratará datos personales de los miembros del grupo familiar del recurso humano, incluida la información sensible de los beneficiarios que sean mayores de edad y de niños, niñas y adolescentes, con la finalidad de otorgar los beneficios ofrecidos por GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o para la inscripción de los miembros delgrupo familiar en los eventos y/o actividades de bienestar organizados GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.

Cuando la persona titular sigue, deja comentarios, entabla conversación en mensajes privados o interactúa de cualquier otro modo con nuestros perfiles o delegados en diversas plataformas de medios sociales, nos convertimos en el responsable del tratamiento de los datos personales visibles para nosotros de conformidad con los términos y condiciones de la plataforma de medios sociales correspondiente.

Tratamos los datos personales que la persona facilita de conformidad con la política de privacidad establecida por la plataforma en la que tiene una cuenta. Estos datos pueden incluir, entre otros, su nombre, fecha de nacimiento, imagen, información sobre su lugar de residencia y trabajo y otra información asociada a su cuenta, así como cualquier dato personal que el titular haga público voluntariamente en una determinada red social o que nos facilite en un mensaje privado por medio de la red social o los correos que se relacionen en las publicaciones, como es el caso, de los correos corporativos del personal de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS. 

Además de las finalidades específicas que pueden aplicar según la categoría de titular mencionadas en esta política, los datos personales se podrán procesar para:

• Mantener nuestros perfiles de conformidad con los términos y condiciones y la política de privacidad de la red social, incluso con el fin de interactuar con otros usuarios, sobre la base de nuestro interés legítimo en mantener eficazmente un perfil en dichas redes sociales y gestionar nuestra red de contactos;
• Defensa frente a reclamaciones y afirmación de los derechos.

Los datos personales pueden ser confiados para su tratamiento a o compartidos con:

• Nuestros empleados, otras entidades del Grupo GFT y a terceros que presten determinados servicios para nosotros sobre la base de las autorizaciones o acuerdos de tratamiento adecuados;
• Autoridades facultadas para solicitar el acceso a los datos si, sobre la base de una resolución o decisión del órgano facultado o de las disposiciones de la legislación de aplicación general, estuviéramos obligados a revelarlos.

Trataremos los datos personales hasta que el titular o tercero autorizado se oponga a su tratamiento posterior haciendo clic en "no me gusta", revocando su gusto por una publicación o eliminando un comentario sobre una publicación o poniéndose en contacto con nosotros en el correo habilitado.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá recolectar y tratar datos personales durante y para la realización de eventos presenciales o virtuales que organice, ya sea para sus empleados, candidatos, clientes, prospectos de clientes, partners, proveedores, entre otros. En estos eventos, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá tomar fotografías y/o grabar videos que podrían ser utilizados y publicados en redes sociales, campañas de marketing, comunicaciones internas de la compañía y/u otros medios que la compañía considere pertinentes.

Además, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá recolectar otra información relevante, como datos de contacto (nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc.). Al suministrar esta información, el titular autoriza a la Compañía a tratar sus datos personales con la finalidad de contactarlo según sea necesario para los objetivos específicos del evento realizado.

En todo caso, los titulares podrán ejercer sus derechos solicitando la supresión de los datos recolectados y/o revocando el consentimiento para el tratamiento de los datos, de conformidad con esta política y/o la normativa aplicable.

Las cookies son pequeños ficheros que se instalan en el disco duro o en el navegador del ordenador, tableta, teléfono inteligente o dispositivo equivalente con funciones de navegación a través de Internet y ayudan, entre otras cosas, a personalizar los servicios del titular de la web, facilitar la navegación y usabilidad a través de ella, obtener informaciónagregada de los visitantes de la web, posibilitar la reproducción y visualización de contenido multimedia en la propia web, permitir elementos de interactuación entre el usuario y la web o habilitar herramientas de seguridad.

El usuario que ingrese a los canales digitales de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá a su libre disposición desactivar e inhabilitar las cookies en el navegador de su preferencia, lo cual en principio propicia la protección de su privacidad, pero también puede llegar a limitar la experiencia en algunos sitios web, así como afectar ciertas funcionalidades o, incluso, impedir la correcta navegación o utilización de algunos servicios digitales.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional, de datos personales que tenga en sus bases de datos, principalmente a otras empresas del grupo GFT, a entidades públicas cuando estos así lo requieran a efectos de un procedimiento judicial, una orden judicial o administrativa, así como un proceso legal, a clientes que necesiten validar la información personal y la idoneidad de los colaboradores de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS que serán asignados a los proyectos o se encuentran en proceso de selección para tal propósito, entre otros terceros, siempre y cuando La Compañía cuente con la autorización expresa del titular y/ohaya suscrito los contratos exigidos por la normativa de protección de datos personales.

Por lo tanto, GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS implementará los mecanismos adecuados que permitan el cumplimiento de lo ordenado en la presente Política por parte de terceros, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos relacionados con GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS y deacuerdo con los fines autorizados por el titular.

Nuestros contratistas, proveedores y partners en terceros países que nos ayudan a prestar servicios también están legalmente obligados a mantener un nivel adecuado de protección de datos y seguridad de la información, incluyendo medidas contractuales, técnicas y organizativas.

Independientemente de los fines y los medios de transferencia, la transferencia se basará siempre en los motivos y dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable, utilizando determinadas medidas para garantizar la seguridad de los datos transferidos.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares para lassiguientes finalidades:

• • Datos de Clientes, sus representantes, beneficiarios finales y/o funcionarios:

• • • Desarrollar todas las actividades y gestiones comerciales administrativas propias de los servicios que presta GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o sus clientes.
    • Realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado.
    • Enviar información (p.ej. a los correos electrónicos y números de contacto) de los clientes sobre los productos, servicios, eventos y/o promociones GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Transferir y/o transmitir la información de contacto a otras entidades del grupo GFT y a terceros.
    • Transferir los datos personales de los clientes en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
    • Control y prevención del fraude, soborno, corrupción y Lavado de Activos /Financiación del Terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. Se incluye la posibilidad de reporte de datos sobre elincumplimiento de obligaciones, así como operaciones inusuales o sospechosas. Así como también investigación, verificación y validación de la información suministrada, con cualquier información de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual.
    • Transmisión a proveedores que apoyen procesos de debida diligencia adelantados por la Compañía.
    • Establecer una eficiente comunicación en cumplimiento de lo previsto en los vínculos contractuales y para lo concerniente a la gestión administrativa del mismo.
    • Gestión de PQR.
    • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
    • Comunicar sus datos personales a entidades autoridades judiciales y/o administrativas y/u otras entidades de control, cuando éstos sean requeridos.
    • Invitar a workshops y/o eventos para la promoción de servicios y/o productos, así como la obtención de registros fotográficos en el desarrollo de estos espacios que podrán ser utilizados y publicados en informes, intranet, redes sociales y/o página web.
    • Realizar el control de registros de entrada o salida, por cuestiones de seguridad requeridos en las instalaciones físicas y virtuales de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS (cuando aplique).
    • Garantizar la seguridad en las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS las cuales pueden ser monitoreadas con cámaras de videovigilancia. GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá captar, grabar, transmitir, almacenar, suprimir y/o reproducir en tiempo real o posterior las imágenes recopiladas.
    • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.

• • Datos de Candidatos:
    • Solicitar los soportes e información relacionada en la hoja de vida.
    • Enviar y recibir por correo electrónico comunicaciones y solicitudes relacionadas al proceso de selección.
    • Verificar y consultar con terceros la información que obra en la hoja de vida (autenticidad de documentos, certificaciones laborales y académicas, visita domiciliaria) lo cual realizará de manera directa o por intermedio deun tercero especializado, de igual manera GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá requerir que verifiquen y/o consulten en las centrales de riesgo del sector financiero o comercial.
    • Registrar en la base de datos de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS el proceso de selección con el fin de tener un soporte ante autoridades internas y externas.
    • Comunicarse a los teléfonos de contacto y direcciones electrónicas y físicas con el fin de programar lasentrevistas y pruebas requeridas para que trabajadores de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o terceros realicen las validaciones de la información señalada en su hoja de vida y evaluaciones de todas las pruebas adelantadas en el proceso de selección.
    • Realizar pruebas psicológicas y/o técnicas en base a las definiciones internas de la vacante ofertada.
    • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
    • Almacenar y conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección.
    • Evaluar la idoneidad del candidato, atendiendo las características de la vacante que se requiera contratar.
    • Realizar las verificaciones y consultas necesarias en diferentes listas restrictivas.
    • Consultar y acceder en cualquier tiempo a las bases de datos de centrales de riesgo, antecedentes judiciales ode seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, y cualquier otra base legítimamente constituida y a la que, debido al proceso adelantado, los riesgos de la vacante ofertada y/o necesidades contractuales de los clientes sea necesario acceder a consultar información del candidato.
    • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual.
    • Contactarlos en cumplimiento de lo previsto en el contrato y para lo concerniente a la gestión administrativa del mismo.
    • Garantizar la seguridad en las instalaciones cuando corresponda. las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS las cuales pueden ser monitoreadas con cámaras de videovigilancia. GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá captar, grabar, transmitir, almacenar, suprimir y/o reproducir en tiempo real o posterior las imágenes recopiladas.
    • Ser invitados a capacitaciones, entrenamientos, refuerzos, o al desarrollo de actividades institucionales.
    • Realizar encuestas o sondeos.
    • Transferir los datos personales de los candidatos en el marco de la definición, estructuración y ejecución detransacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
    • Control y prevención del fraude, soborno, corrupción y Lavado de Activos /Financiación del Terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva. Se incluye la posibilidad de reporte de datos sobre elincumplimiento de obligaciones, así como operaciones inusuales o sospechosas. Así como también investigación, verificación y validación de la información suministrada, con cualquier información de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual
    • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
    • Transferir los datos personales de los candidatos en el marco del relacionamiento comercial de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS con sus clientes o proveedores.
    • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.

Parágrafo. Se entiende que con el contacto que establece el titular, y al enviar a las redes sociales, los buzones de la compañía y/o los correos corporativos del personal encargado de los procesos de selección de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS información como la que consigna en su hoja de vida, el titular está otorgando su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales por parte de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, por lo cual, es responsabilidad de los titulares proporcionar únicamente la información estrictamente necesaria para postularse a una vacante ofertada. En caso de que incluya información privada o sensible el titular está consintiendo libremente el tratamiento de dicha información conforme y para las finalidades establecidas en la presente política.

• • Colaboradores:
    • Identificar al personal como colaboradores de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Comunicar al personal y hacer de su conocimiento información relevante de acuerdo con la calidad de colaborador de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y/o contractuales del colaborador.
    • Revisión de los antecedentes penales, contractuales y fiscales de los titulares ante las autoridades pertinentes.
    • Identificación plena de los titulares, mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica, entre otros.
    • Celebrar el contrato de trabajo, de aprendizaje, de prestación de servicios o cualquiera que aplique.
    • Dar cumplimiento a las obligaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, tales como: afiliación al sistema de seguridad social, pago de aportes, afiliación a la caja de compensación, vacaciones, entrega de bonos, pagos a entidades fiscales, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laboralessolicitados por los titulares, y/o cualquier entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con las normas vigentes.
    • Dar cumplimiento a cualquier otra prestación que se derive de la relación contractual entre los colaboradores y GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Informar instrucciones con ocasión del contrato con los colaboradores, de ser aplicable.
    • Evaluar el desempeño de los colaboradores.
    • Utilizar la información para la toma de decisiones de promoción, ascensos, cambio de roles, determinar la elegibilidad para bonificaciones u otros incentivos.
    • Gestionar la nómina, el pago del apoyo económico, entre otros, por parte de La Compañía o un tercero;administrar y realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señalen los colaboradores.
    • Contratación de seguros de vida y de gastos médicos con GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o untercero.
    • Notificar a familiares de los colaboradores en casos de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del contrato.
    • La comunicación, reproducción y publicación de fotografías de los colaboradores por parte de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS para fines de mercadeo, publicitarios, internos de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS u otros, por lo cual, los datos podrán ser utilizados y publicados en informes, intranet, redes sociales y/o página web.
    • Mantener la seguridad y salud de los colaboradores en el lugar de trabajo directamente por La Compañía o porparte de un tercero, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”).
    • Gestión de entrega de correspondencias y/o entregas de insumos de trabajo, así como sus cambios y/o la devolución de los elementos durante la relación laboral o a su finalización.
    • Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios, de ser el caso.
    • Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el programa de Salud Ocupacional.
    • Realizar el control de registros de entrada o salida, así como otras eventualidades que pueden presentarse por cuestiones de seguridad en las instalaciones físicas y virtuales de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Garantizar la seguridad en las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS las cuales pueden ser monitoreadas con cámaras de videovigilancia. GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá captar, grabar, transmitir, almacenar, suprimir y/o reproducir en tiempo real o posterior las imágenes recopiladas.
    • Como evidencia ante procedimientos administrativos que deba adelantar GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS en virtud de la aplicación del Contrato Laboral, el reglamento interno del trabajo, Código de Ética, entre otras políticas internas que defina la compañía. Así mismo podrá utilizarse ante el trámite que se llegue a surtir en relación con las normas vigentes sobre acoso laboral, procedimientos disciplinarios o terminaciones de contrato.
    • Almacenar los datos personales de los colaboradores en el archivo físico e informático interno de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, bases de datos constituidas y/o administradas por la compañía, las demás compañías del grupo y/o terceros encargados del almacenamiento.
    • Transferir y/o transmitir la información de los colaboradores a otras entidades del grupo GFT, a entidades públicas, clientes, proveedores y a terceros.
    • Transferir los datos personales de los colaboradores en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
    • proceder al registro, acceso y posterior uso de aplicaciones corporativas,
    • El plan de beneficios de la Compañía, actividades de bienestar, facilitar el reporte de novedades como licencias, solicitud de vacaciones, incapacidades, entre otras.
    •  Llevar control de la productividad mediante el registro de horas laboradas y/o actividades desarrolladas durante la jornada, asignación de tiempo a proyectos específicos, entre otros reportes.
    • La interacción y correcta operación de algunas funciones de aplicaciones corporativas mediante la concesión de Permisos en el dispositivo móvil personales del Usuario, como pueden ser: Almacenamiento, Otras aplicaciones, cámara, Multimedia, Contactos, Ubicación, Calendario y/o Notificaciones
    • Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.

• • Contratistas, Proveedores, sus representantes, beneficiarios finales y/o funcionarios:
    • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo d2e la etapa precontractual, contractual y post-contractual con GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, respecto de la relación comercial con el proveedor.
    • Reporte a centrales de riesgo a centrales de riesgo crediticio.
    • Solicitud de información a los proveedores y contratistas a efectos de celebrar el contrato que resulte aplicable con GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Cumplimiento de las obligaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS en el marco de la relacióncontractual.
    • Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores y contratistas, con cualquier información de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS que legítimamente disponga, y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos a efectos de iniciar, ejecutar, desarrollar y terminar la relación contractual.
    • Gestión de la información de proveedores y contratistas para la autorización y envío de órdenes de compra y pago de facturas.
    • Contacto, reuniones y visitas con los proveedores y contratistas, sus colaboradores, accionistas y/o a cualquierpersona que los represente en el marco de la relación contractual.
    • Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística,reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS.
    • Realizar el control de registros de entrada o salida, por cuestiones de seguridad requeridos en las instalaciones físicas y virtuales de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS (cuando aplique).
    • Garantizar la seguridad en las instalaciones de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS las cuales pueden ser monitoreadas con cámaras de videovigilancia. GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá captar, grabar, transmitir, almacenar, suprimir y/o reproducir en tiempo real o posterior las imágenes recopiladas.
    • Las demás finalidades necesarias y que se presten en el entorno de la relación contractual a efectos de cumplir con el objeto y las obligaciones derivadas de la misma.
    • Transferir y/o transmitir la información personal de proveedores a otras entidades del grupo GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS y a terceros para las finalidades arriba descritas.
    • Almacenamiento de la información en bases de datos, así como, la custodia o mantenimiento de estas por sí mismo o a través de un tercero.
    • Transferir los datos personales de los proveedores en el marco de la definición, estructuración y ejecución detransacciones estratégicas, tales como la venta de activos o acciones en caso de que La Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.

Las demás finalidades previstas en los formatos de autorización de tratamiento de datos y/o los avisos de privacidad.

La Compañía se compromete a realizar todas las actividades necesarias para garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos personales:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Compañía o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS, salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por La Compañía o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento y cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la entidad competente haya determinado que GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS o el Encargado haincurrido en conductas contrarias a la ley y/o normativa que lo regule.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS como responsable del tratamiento deberá dar cumplimiento a los siguientesdeberes:

• • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del Derecho de Hábeas Data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedadesrespecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos en la presente Política y la Ley.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se hayapresentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las demás autoridades competentes que puedan operar en los territorios donde GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS tenga presencia.
  • La Compañía se reserva el derecho a modificar el contenido del presente documento, en los términos y con laslimitaciones previstas en la Ley. Comprometiéndose de tal manera a informar oportunamente a los titulares de los datos personales, cualquier cambio sustancial.

El área legal de GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS será la encargada de gestionar toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, deberá enviarse al correo electrónico: habeasdata@sophossolutions.com

De igual manera, el líder del equipo legal ha sido designado por el grupo GFT como “Local Privacy Officer”, por lo cual le corresponde, además de aplicar las políticas y lineamientos del grupo en la región, determinar las directrices aplicables y requeridas a nivel local (Colombia, Perú, Panamá y Chile) y deberá reportarle al CPO del Grupo, también este integrará el Comité de responsables de Privacidad (POC).

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le establezca La Compañía.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad conforme con las normas legales.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, conforme con las disposiciones legales.
• Por estipulación a favor de otro o para otro conforme con las disposiciones legales.

Los titulares de la información o persona autorizada en los términos del numeral 3.15. de la presente Política, podránejercer su derecho en el marco de sus potestades a: conocer, actualizar, rectificar o suprimir información contenida en la base de datos, así como también podrán revocar la autorización otorgada al responsable para el Tratamiento de la Información.

Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento. GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS atenderá las consultas en observancia de los términos que la ley aplicable establezca. Las consultas y peticiones que se dirijan a las filiales en las que no haya una norma especial para el tratamiento de datos personales que regule los tiempos de respuesta, la Compañía atenderá el requerimiento en observancia del término que establece la normativa colombiana.

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y en esta política. En ese sentido, los reclamos deberán ser formulados por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección del titular.
• Documentación que se quiera presentar como prueba.

El término máximo para atender el reclamo será aquel que defina la Ley aplicable a partir del día siguiente a la fecha desu recibo.

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento decualquiera de los deberes contenidos en la Ley y en esta política. En ese sentido, los reclamos deberán ser formulados por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección del titular.
• Documentación que se quiera presentar como prueba.

El término máximo para atender el reclamo será aquel que defina la Ley aplicable a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Quien tenga conocimiento de identifiquen alteraciones, modificaciones, accesos, almacenamientos y/o transferencias no autorizadas, manipulaciones inusuales, pérdidas, extravíos, deterioros graves, incumplimiento de las políticas, uso de herramientas no autorizadas para el procesamiento de la información o cualquier otro tipo de vulneración o inadecuado manejo en el tratamiento de datos personales recabados por la compañía, están en la obligación de comunicar dicho suceso de manera inmediata a los correos electrónicos: databreach@gft.com, con copia al Local Data Protection Officer: habeasdata@sophossolutions.com y/o el Information Security Officer  seguridad.info@sophossolutions.com

En el reporte deberán relacionar la mayor cantidad de detalles, entre los que se espera reporten las condiciones de tiempo, modo y lugar, si identificaron al o los responsables del presunto incidente.

Las bases de datos administradas por La Compañía se mantendrán indefinidamente mientras sean necesarias opertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o por el término establecido en una disposición legal vigente, sin embargo, los datos personales podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe obligaciones contractuales o legales.

GFT TECHNOLOGIES COLOMBIA SAS podrá realizar la actualización de sus bases de datos y eliminar datos específicos a su discreción y/o en observancia del marco legal vigente.